TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB STAF DIVISI BENGKEL

                            TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB STAF DIVISI BENGKEL

Tugas dan tanggung jawab setiap bagian sesuai dengan struktur organisasi perusahaan yaitu PT. Astra International DSO Cabang Klaten antara lain :

1.       Kepala cabang.

Seorang kepala cabang mempunyai tugas untuk mengoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan oleh semua staf divisi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di perusahaan, disamping itu kepala cabang mempunyai wewenang untuk meminta pertanggungjawaban dari setiap divisi yang ada.

2.       Kepala bengkel ( workshop head )

a.      Bertanggung jawab atas keseluruhaan kegiatan service department.

b.     Mengontrol kelancaran kegiatan service sehari – hari.

c.      Memeriksa dan memecahkan masalah yang ada serta mengesahkan laporan administrasi workshop.

d.     Menganalisa dan membuat evaluasi bengkel secara berkala meliputi pendapatan dan pengeluaran workshop.

e.      Mengadakan koordinasi dan menjalin kerja sama dengan perusahaan lain .

f.      Mengadakan kontak rutin dengan pelanggan.

3.       Service Advisor (SA)

Service Advisor bertanggung jawab kepada Workshop Head. Tugas dari seorang Service Advisor adalah sebagai berikut :

a.      Menerima dan melayani customer yang datang untuk menservice kendaraan.

b.     Berusaha agar dapat  meningkatkan pendapatan workshop.

c.      Menghadapi dan melayani keluhan – keluhan dari customer.

d.     Membuat Work Order ( WO ) beserta tagihannya.

e.      Membuat estimasi waktu dan biaya apapun yang diperlukan.

f.      Memonitor secara langsung pekerjaan bengkel yang dikerjakan oleh mekanikHarus tanggap dalam menghadapi terjadinya perubahan situasi atau penurunan.

Adapun tanggung jawab Service Advisor yaitu:

a.     Memberikan kualitas pelayanan dan perbaikan yang baik kepada customer.

b.     Berusaha meningkatkan kepuasan pelanggan.

c.     Tata tertib administrasi dan disiplin bengkel.

d.     Produktivitas dan efisiensi bengkel.

e.       Pengecekan terakhir terhadap kebenaran pekerjaan yang dilakukan oleh para mekanik.

f.      Menjaga image perusahaan.

4.       Kepala Regu

Tugas dari kepala regu adalah :

a.      Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab atas kelancaran.

b.     Memberikan catatan work order berdasarkan hasil diagnosa dengan menggunakan teknik yang tepat.

c.      Bertanggung jawab terhadap kebenaran final check kendaraan.

d.     Memberikan pengarahan tentang opini masyarakat pada bawahnya dalam memberikan pelayanan kepada para pelanggan..

e.      Mengawasi penyusunan laporan kegiatan yang dibuat oleh bawahnya.

5.       Mekanik

Seorang  mekanik  bertanggung  jawab  kepada  Service  Advisor  atau

Kepala regu. Adapun tugas –tugas mekanik adalah :

a.   Melakukan tugas perbaikan terhadap kendaraan sesuai dengan permintaan yang tercantum dalam work order.               

b.   Melaporkan kerusakan tambahan pada kendaraan yang sedang diperbaiki kepada kepala regu agar pemilik kendaraan mengetahui kemudian penulisan kerusakan tambahan pada work.

c.      Harus dapat bekerja sama dengan rekan kerja.

d.     Menjaga dan merawat alat kerja yang diberikan perusahaan serta menjaga kebersihan dan kerapian lingkungan kerja.

e.      Berusaha untuk meningkatkan pengetahuan otomatif sesuai dengan kemajuan teknik yang ada disertai skill dalam bekerja.

6.       Body Repair

Body repair bertanggung jawab kepada Workshop Head. Tugas body repair adalah :

a.      Melakukan perbaikan body mobil sesuai dengan work order.

b.     Menjaga kebersihan dan kerapian kendaraan yang dikerjakan.

c.      Melaporkan kebutuhan atau bahan perbaikan  untuk body.

d.     Menjaga dan merawat segala peralatan kerja yang berhubungan dengan body repair.

7.       Gudang Tools

Seseorang yang bekerja di gudang tools mempunyai tugas sebagai berikut:

a.     Menjaga, merawat dan mengawasi SST ( Spesial Service Tool ) dan alat-alat lainnya yang berada digudang alat.

b.     Melayani mekanik dalam hal peminjaman dan pengembalian alat serta bahan yang dibutuhkan mekanik.

c.     Mengisi daftar bahan pada work order terhadap pemakaian bahan pada kendaraan yang sedang diperbaiki, misalnya pemakaian brake cleaner, jet, cleaner, engine flush dan lain-lain

d.      Melaporkan secara tertulis dengan segera apabila ada peralatan yang hilang atau rusak kepada bengkel agar dapat dilakukan penggantian.

8.       Administrasi Service

Seorang Administrasi Service mempunyai tugas sebagai berikut :

a.      Membuat daftar rekapitulasi harian, mingguan dan bulanan .

b.     Mengontrol dan membuat laporan pelaksanaan kupon fresh service.

c.      Menangani pekerjaan surat –menyurat beserta penyimpanan atau arsip.

d.     Membuat evaluasi kerja mekanik.

e.      Membantu pekerjaan service advisor jika diperlukan.

Untuk memperlancar tugas dari Administrasi Service, maka dibantu oleh :

1)    Kasir

Tugas dari seorang kasir adalah sebagai berikut :

a)     Menerima biaya perbaikan kendaraan berdasarkan tagihan yang dibuat oleh Service Advisor dan sebelumnya harus diperiksa kembali .

b)     Membuat laporan harian service

c)     Mengontrol pemakaian uang perusahaan

d)     Membuat laporan kredit, sisa uang setiap periode tertentu

e)     Mengontrol pembelian dan penjualan spare part

2)    Biling

Tugas dari seorang Biling adalah berikut :

a)     Menjalankan proses biling (membuat faktur) sesuai dengan tarif dan kebutuhan yang berlaku.

b)     Membuat kwitansi atau menghitung jumlah tagihan terhadap konsumen dengan berdasarkan work order dan pengeluaran bahan supply slip dan bukti lainnya sesuai dengan tarif yang berlaku dengan jenis nota yang diberikan untuk nota jasa yang khusus diluar standart tarif jasa ditentukan oleh Workshop Head.

c.      Menerima semua Work Order atau PKB, set claim , service intern, dan service gratis langsung diberikan ke bagian administrasi.

d.     Membuat faktur dan menyerahkan kepada kepala keuangan untuk disetujui sebelum diberikan ke kasir .

e.      Melakukan tugas lain yang diberikan kepada kasir.

3)    Typsit

Adapun tugas seorang typsit adalah melakukan semua tugas pengetikan dokumen yang diperlukan oleh perusahaan.

4)    Gudang bahan

Bertugas mengontrol barang yang akan masuk dan keluar serta membuat laporannya.

9.        Part Bengkel

Part bengkel menyediakan kebutuhan suku cadang kendaraan, menangani penjualan suku cabang serta penjualan kendaraan. Part bengkel membawahi bagian – bagian :

a.               Counter

Yaitu petugas yang melayani penjualan kendaraan, memberikan penjelasan tentang karakteristik dan aksesoris kendaraan serta proses pembelianya.

b.               Ordering

Adalah petugas untuk membuat order atau memasarkan part (suku cadang) yang dibutuhkan baik suku cadang lokal maupun asli dari pusat.

c.               Lokal Punch.

Mempunyai tugas untuk mengambil suku cadang yang dibutuhkan serta mengirim suku cadang keluar.

10.   Training Centre.

Bertugas memberikan pelajaran dan program pelatihan khusus untuk meningkatkan skill dan mutu kerja para mekanik lama dan mekanik baru.

11.   Washing

Washing mempunyai tugas Paling akhir atau finishing yaitu :

a.       Membersihkan atau mencuci kendaraan sesuai dengan work order atau setelah selesai diservice .

b.       Membersihkan ruangan kendaraan ( kabin, wheel, stenity dan jok).

12.   Unit Layanan Astra (ULA) dan Pre Delivery Inspection (PDI).

a.      Melakukan pengontrolan dan pelayanan terhadap kerusakan–kerusakan diluar bengkel.

b.     Membuat laporan tentang usulan, ide yang berhubungan dengan kelemahan serta kekurangan – kekurangan produk hasil perakitan.